Assistenz Familiengremien / Familienorganisation (m/w/d) - - 285335

Unser Mandat ist eine Unternehmerfamilie in Düsseldorf. In ihrem direkten Umfeld entsteht eine neu geschaffene Vertrauensposition mit besonderer Nähe zu familiären Organisations-, Kommunikations- und Entscheidungsprozessen. Gesucht wird keine klassische Assistenz, sondern eine absolut diskrete Persönlichkeit, die organisatorische Exzellenz und inhaltliches Mit- und Vorausdenken verbindet und eine professionelle Familienorganisation unterstützt und gestaltet.

Für diese Aufgabe suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als

Assistenz Familiengremien / Familienorganisation (m/w/d)

Exklusive Gestaltungs- und Vertrauensposition im Umfeld einer Unternehmerfamilie in Düsseldorf

Ihre Aufgaben:

Sie schaffen Struktur, Verbindlichkeit und Überblick in einem anspruchsvollen, sensiblen Umfeld und entwickeln die Familienorganisation operativ wie organisatorisch weiter.

Aufbau und Professionalisierung administrativer Abläufe, Standards sowie Dokumenten-, Ablage- und Informationsstrukturen
Organisation, Vor- und Nachbereitung vertraulicher Sitzungen einschließlich Agenden, Unterlagen, Protokollen sowie Aufgaben- und Fristennachverfolgung
Koordination von Terminen, interner Kommunikation und Schnittstellen zwischen Familienmitgliedern und ausgewählten Ansprechpartnern
Erstellung und Pflege hochwertiger Dokumente, Präsentationen, Übersichten, Stammdaten, Verteilerlisten und Korrespondenz
Betreuung digitaler Dokumenten-, Kommunikations- und Kollaborationsstrukturen sowie souveräne Klärung organisatorischer und IT-naher Fragestellungen
Planung und Nachbereitung exklusiver Familienveranstaltungen, Initiativen und Sonderthemen; perspektivisch Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Projektinhalten

Ihr Profil:

Sie haben in einem gehobenen, diskreten Umfeld bewiesen, dass Sie mehr können als verwalten: Sie denken mit, strukturieren komplexe Themen, erkennen Prioritäten und treten verbindlich sowie stilsicher auf.

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Erfahrung in Executive Assistance, Office Management, Gremien-, Projekt- oder Family-Office-nahen Funktionen
Sehr sichere Praxis in Sitzungsorganisation, Protokollführung, Terminmanagement, Korrespondenz und der Erstellung professioneller Unterlagen
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, hohe digitale Affinität und Erfahrung mit Ablage-, Kommunikations- und Kollaborationstools
Absolute Diskretion, Loyalität und sorgsamer Umgang mit sensiblen Informationen und unterschiedlichen Interessenlagen
Strukturierte, sorgfältige und proaktive Arbeitsweise; Überblick auch bei parallelen Themen, wechselnden Prioritäten und vertraulichen Abstimmungen
Souveränes Auftreten, sprachliche Präzision, Serviceverständnis auf hohem Niveau und Freude daran, eine neue Rolle mit Substanz, Verantwortung und Gestaltungsspielraum aufzubauen
Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Für weitere Fragen steht Ihnen Frau Sabrina Müller unter der Rufnummer 0211 – 30089-445 gerne zur Verfügung. Diskretion und die Einhaltung von Sperrvermerken sind selbstverständlich.

Bewerben Sie sich über Kienbaum Jobs mit Ihren aussagefähigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben und ausführlicher Lebenslauf, Zeugniskopien sowie Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und möglicher Eintrittstermin) unter der Kennziffer 53878.

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Kienbaum Consultants International GmbH